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員工資料庫

員工資料庫

什麼是員工資料庫? 

員工資料庫是人事檔案的集合,通常由人類或機器創建和維護。流程一般如下:收集相關信息,掃描並輸入檔(如有),整理,最後完成存檔。 

根據勞動法,僱主必須保留每個雇員的信息和就業記錄,包括雇員的姓名、就業開始日期、職位、工資、休假以及終止合同所需的通知期。 

員工資料庫的重要性 

人事檔案是企業的機密資訊。建立員工資料庫,確保其及時更新、妥善保存、不損壞,是使人事檔案管理合規、高效、制度化的重要前提。 

關於員工資料庫管理的通知 

  • 員工資料庫歸檔

新生成的人事資訊應及時歸檔。如果選擇人工保全,必須首先確定相關信息,看是否符合備案要求;其次,根據資訊的內容和屬性,確認具體文件的具體位置;最後,在將資訊放入檔之前添加具體名稱,以便於查找。 

  • 定期體檢

定期檢查是確保人事檔案安全、完整的有效途徑。檢查是多方面的,包括檔本身是否發黴或被蟲蛀;還包括檢查員工資料庫的環境,如倉庫門窗是否完好,是否存在隱患。 

  • 移交人事檔案

人事檔案和員工在職狀態需要統一,盡量避免人事與檔案脫節的情形。在員工職位調整后的幾天內,他/她的檔案必須轉移到新的部門;如果員工離職,其檔案也應及時保存在另一個固定地點,作為保障員工和員工事後權益的重要依據。 

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