員工資料庫

什麼是員工資料庫？ 

員工資料庫是人事檔案的集合，通常由人類或機器創建和維護。流程一般如下：收集相關信息，掃描並輸入檔（如有），整理，最後完成存檔。 

根據勞動法，僱主必須保留每個雇員的信息和就業記錄，包括雇員的姓名、就業開始日期、職位、工資、休假以及終止合同所需的通知期。 

員工資料庫的重要性 

人事檔案是企業的機密資訊。建立員工資料庫，確保其及時更新、妥善保存、不損壞，是使人事檔案管理合規、高效、制度化的重要前提。 

關於員工資料庫管理的通知 

• 員工資料庫歸檔 

新生成的人事資訊應及時歸檔。如果選擇人工保全，必須首先確定相關信息，看是否符合備案要求;其次，根據資訊的內容和屬性，確認具體文件的具體位置;最後，在將資訊放入檔之前添加具體名稱，以便於查找。 

• 定期體檢 

定期檢查是確保人事檔案安全、完整的有效途徑。檢查是多方面的，包括檔本身是否發黴或被蟲蛀;還包括檢查員工資料庫的環境，如倉庫門窗是否完好，是否存在隱患。 

• 移交人事檔案 

人事檔案和員工在職狀態需要統一，盡量避免人事與檔案脫節的情形。在員工職位調整后的幾天內，他/她的檔案必須轉移到新的部門;如果員工離職，其檔案也應及時保存在另一個固定地點，作為保障員工和員工事後權益的重要依據。